سیستم یا سامانه مدیریت محتوا (به انگلیسی Content Management System که آن را به اختصار CMS می‌خوانند). در تعریف ساده یک نرم‌افزار تحت وب به منظور ساخت، مدیریت، اصلاح، ویرایش . در نهایت انتشار محتوای دیجیتال اعم از متن، عکس، فایل صوتی یا ویدئویی و دیگر فرمت‌های فایل‌ها در وب‌سایت‌ها است.
این مقوله با عناوین دیگری مثل Web Content Management یا به اختصار WCM . همچنین Digital Experience Platform یا به اختصار DXP نیز شناخته می‌شود. در این مطلب تصمیم داریم تا این مبحث را از نگاهی جامع مورد بررسی قرار داده . جوانب مختلف آن را مطرح کنیم. با مطالعه این مقاله می‌توانید درک صحیحی از بحث سامانه‌های مدیریت محتوا داشته باشید.
سی‌ام‌اس‌ها از اوایل قرن بیستم و با همه‌گیر شدن دنیای اینترنت جایگاه اصلی خود را پیدا کردند . طی چند سال بعد از ظهور خود پیشرفت قابل توجهی پیدا کردند. می‌توان گفت هرکسی که حتی در مبتدی‌ترین سطح. در بحث طراحی یا کار در سایت‌ها فعالیت داشته است به نوعی با این مبحث روبه‌رو شده است. در دهه اخیر گسترش چشم‌گیر سامانه‌های مدیریت محتوا آنقدر زیاد بوده .که باید بگوئیم هرکسی از هر قشری که در سطح اینترنت (وب‌سایت) فعالیت می‌کند با این ابزارها سر و کار دارد.
حتی اگر یک وبلاگ‌نویس ساده هستید نیز شما باز هم در حال کار با یک CMS هستید. این حجم از محبوبیت و گسترش سی‌ام‌اس‌ها یک دلیل اصلی دارد و آن هم این است که در این سیستم‌ها همه چیز به صورت پیش‌فرض آماده استفاده هستند و به خاطر همین مسئله یعنی حتی بدون داشتن کمترین دانش در بحث وب و به خصوص کدهای HTML می‌توانید یک وب‌سایت را با کمک این ابزارها مدیریت کنید.
البته بحث وبلاگ و وبلاگ‌نویسی به خاطر سادگی و عدم نیاز به مباحث فنی و گسترده. به طور کلی در زیرمجموعه سی‌ام‌اس‌ها جای می‌گیرند. به همین خاطر می‌توان با کمک یک CMS ساده تنها در چند دقیقه یک بلاگ راه‌اندازی کرد. اگر هم تمایلی به خرج هزینه یا راه‌اندازی سیستم انحصاری خود ندارید . و می‌خواهید زمان این روند را حتی کوتاه‌تر هم کنید. می‌توانید توسط پلتفرم‌های بلاگینگ مثل WordPress یا Blogspot به صورت رایگان و سریع یک بلاگ بسازید و محتوای وبلاگی ایجاد کنید.
در ایران هم سرویس‌دهندگان متعددی اقدام به ارائه سرویس برای راه‌اندازی بلاگ به صورت رایگان کرده‌اند. که از محبوب‌ترین و معروف‌ترین آنها می‌توان به Blogfa یا Blog.ir اشاره کرد. درواقع سی‌ام‌اس‌ها و پلتفرم‌های وبلاگ‌دهی که نوع ساده‌تر سیستم‌های مدیریت محتوا هستند. تمام ابزارهای لازم برای یک کاربر با سطح دانش تقریباً صفر در زمینه وب‌مستری را فراهم کرده‌اند. این ابزارها از ساختار خود وبلاگ و قالب‌های آماده گرفته . تا بخش‌های مورد نظر برای مدیریت آسان و راحت وبلاگ و از همه آنها مهم‌تر بخشی ساده برای تولید و انتشار محتوا را شامل می‌شود.
این اولین فرق اساسی یک CMS آماده با CMS های شخصی است. سامانه مدیریت محتوا همه چیز را به صورت خودکار آماده‌سازی می‌کند و بدون اینکه بلاگرها زحمت کار خاصی را به خود بدهند، درست مثل یک نرم‌افزار کامل می‌توانند شروع به استفاده از آنها کنند. اما چنین چیزی در نبود CMS ها بی‌معنی خواهد بود. در آن صورت باید به صورت تخصصی یک سیستم مدیریتی انحصاری مورد استفاده قرار گیرد.
کاربرد ها و مزایای تجاری استفاده از CMS ها :
استفاده از سیستم مدیریت محتوا کارایی متعدد و مزیت های بسیاری دارد. از جمله برخی از مزایا و کاربردهای CMS در شرکت ها به شرح زیر می باشد :
- ساده تر کردن فرآیند طراحی وب سایت
- صرف زمان کوتاه تر جهت ایجاد صفحات جدید و یا تغییرات
-
ثبات بیشتر
- هدایت آسانتر کاربران میان بخش های مختلف
- افزایش پایداری وب سایت
- پشتیبانی از طراحی غیر متمرکز
- امنیت بیشتر
- اجتناب از بکاربردن اطلاعات تکراری و زائد
- قابلیت رشد و توسعه ساده تر وب ساده
-
کاهش هزینه های نگهداری سایت
فراتر از همه موارد ذکر شده، مهمترین قابلیت سیستم مدیریت محتوا (CMS) ، پشتیبانی از استراتژی ها و اهداف متعدد سازمان ها در طراحی وب سایت می باشد. بطور کلی CMS باعث افزایش سطح رضایت مشتریان، فروش بیشتر محصولات و برقراری ارتباط بیشتر با کاربران میگردد.
همچنین ممکن است شما وب سایتی را قبلا طراحی کرده باشید . و با گذر زمان نیاز به تغییرات اساسی را در سایت خود احساس نمایید. مسلما در عرصه رقابت امروزی به روز بودن اطلاعات. و بهنگام سازی وب سایت مطابق نیازهای مشتریان یکی از چالش های اصلی شرکت های مختلف می باشد.
با توجه به اینکه در گذر زمان بسیاری از محتوای سایت قدیمی شده و نیاز به تغییرات اساسی در آنها احساس می شود، از طرفی دیگر نیاز به فرد متخصص در این زمینه، جهت بازنگری و اصلاح محتوای قدیمی ضروری می باشد.
همچنین در این شرایط ردیابی اطلاعات قدیمی سایت بسیار دشوار خواهد بود. بطور مثال در صورتی که یکی از مشتریان ادعای دادخواست یا بازنگری مطلب و یا فرم خاصی مربوط به ماهها و یا حتی سال های گذشته را داشته باشد، ممکن است سازمان را در شرایط سختی قرار دهد.
خبر خوش آن است که شما تنها سازمانی نیستید که با مشکلاتی این چنینی مواجه می گردد. اکثر شرکت ها / سازمان هایی که از ابزارهای دستی نظیر Dream weaver و یا Front page جهت طراحی و پیاده سازی وب سایت خود استفاده می کنند ، با چنین مشکلاتی مواجه می شوند.
خوشبختانه ، این مشکلات بخشی از اهداف سیستم های مدیریت محتوا بوده که به راحتی امکان مدیریت و سازمان دهی اطلاعات را برای سازمان ها فراهم می کند.
در واقع برای هر صفحه از وب سایت شما، چرخه حیاتی کامل را از ایجاد محتوا با ابزارهای ساده، ویرایش محتوا، انتشار مطالب در سایت تا آرشیو نمودن مطالب فراهم می آورد.
همچنین مدیریت ساختار سایت، تغییر شکل ظاهری صفحات منتشر شده و هدایت کاربران به راحتی با CMS ها امکان پذیر می باشد.
سازمان ها و شرکت ها جهت سرمایه گذاری روی سیستم های مدیریت محتوا، سازمان ها می بایست دو فاکتور مهم زیر را در نظر بگیرند.
اولین فاکتور میزان بزرگی یا کوچکی سازمان می باشد. همچنین پراکندگی جغرافیایی سازمان مخصوصا هنگامی که سازمان دارای شعبات مختلف در شهرها ویا کشورهای مختلف می باشد در انتخاب سیستم مناسب تاثیرگذار می باشد.
در نظر داشته باشید که در سازمان های بزرگتر، انتقال داده ها و اطلاعات به سیستم مدیریت محتوا از سیستم فعلی، پیچیده تر و مشکلتر می باشد.
فاکتور دوم میزان تنوع مستندات و فرم های اطلاعلاتی هست که در سازمان مورد استفاده قرار می گیرد. در صورتی که در سازمان فرمت های متنوعی از مستندات متنی ، گرافیکی ، ویدئویی ، اطلاعات صوتی و دیاگرام ها جهت انتقال اطلاعات استفاده می شود ، مدیریت محتوا بسیار پیچیده تر خواهد شد.
