امروزه در عصر انفجار اطلاعات به سر می بریم و این امر از افزایش توانمندی های روز افزون تکنولوژی اطلاعات و ارتباطات ناشی میشود. به موازات فرآیند جهانی شدن و از میان برداشته شدن مرزهای جغرافیایی، ارتباطات و تکنولوژی اطلاعات نیز گسترش می یابد.
سیستم ERP
سازمانهای امروزی سرمایه مالی و انسانی بزرگی را برای طرح ریزی، پیاده سازی و به روز نگه داشتن سیستمهای اطلاعاتی علی الخصوص سیستم ERP خرج میکنند. در حقیقت سازمانها با سرمایه گذاری وسیع مالی و انسانی برای پیاده سازی سیستم متمرکز ERP به دنبال کسب نتایج استراتژیک در سه حوزه مهم میباشند:
- کسب اطلاعات جامع برای تصمیم سازی استراتژیک
- بهبود فرآیندها
- مشتری محوری
مطمئنا فرآیند تصمیم گیری نیازمند اطلاعات جامع و به هنگام می باشد که سیستم های حوزه MIS با استفاده از ایجاد بانکهای اطلاعاتی و کانالیزه کردن دستیابی به اطلاعات، این مهم را میسر میسازند. سیستمهای ERP نیز با پشتیبانی بانکهای اطلاعاتی یکپارچه، دسترسی به اطلاعات را در سطوح خاص ممکن کرده و گزارشات خاص و استثنائی مورد نیاز مدیران برای تصمیم گیری های استراتژیک جهت ایجاد نتایج رقابتی را پشتیبانی میکنند.
از جمله منافع دیگر پیاده سازی سیستمهای ERP بهبود فرآیندها از طریق کاهش هزینه های زمانی و پولی ، کیفیت و بهبود فرآیندهای برنامه ریزی را میتوان نام برد.
سیستمهای ERP همچنین از طریق ارائه خدمات بهتر به مشتریان مانند امکانات سفارشدهی، مشاهده سفارشات قبلی و پرداختهای اینترنتی سازمان را یاری میرسانند.
سازمانهایی که در حال اجرای سیستم ERP میباشند ممکن است با مشکلاتی نظیر کمبود بودجه و افزایش بیش از حد انتظار مخارج ، عدم تطابق با فرهنگ سازمانی و عدم دستیابی به اهدف کسب و کار مواجه شوند به طوری که ROI اغلب پروژه های ERP از حد مورد انتظار طولانی تر میشود.
برای بررسی عدم موفقیت سیستمهای اطلاعاتی مانند ERP ، اصول میریت پروژه ، سیستمهای اطلاعاتی ، توسعه نرم افزار و مدیریت ریسک بایستی مورد توجه قرار گیرند و برای بهبود اجرای ERP عوامل تعیین کننده موفقیت ، عوامل ریسک و موضوعات مدیریت پروژه که به شرح ذیل میباشند بایستی مورد توجه واقع شوند:
- حضور مدیریت ارشد به عنوان حامی اجرای پروژه
- تشکیل تیم اجرایی تخصصی و قوی
- حداقل اعمال تغییرات در محصولات ERP
- حضور فعال کاربران در فرآیندهای طراحی و پیاده سازی
- تناسب سیستم با فرهنگ حاکم بر سازمان
در بین تمامی عوامل ذکر شده نقش مدیریت ارشد پررنگ تر از بقیه بوده به نحوی که بیان میشود فقدان حمایت و یا تعهد مدیریت ارشد بزرگترین ضربه به موفقیت اجرای پروژه شناخته میشود. و امروزه فقدان التزام و راهبری مدیریت ارشد به عنوان دلیل اصلی شکست بیش از ۷۰ درصد از پروژه ها توسط افراد مسئول ذکر شده است. اما پروژه های ERP در حقیقت از سیستمهای اطلاعاتی میباشند که به نوعی فرآیندهای کسب و کار سازمان را دچار تحول و دگرگونی نموده و اجرای آنها ساختار سازمانی ، فرآیندها و فعالیت ها را تغییر میدهد.
مدیریت استراتژیک سازمان
مدیریت ارشد در هر سازمانی از دو گروه هیئت مدیره و مدیریت اجرایی تشکیل میشود. اما آنچه مهم میباشد نقش راهبردی این دو گروه در سازمان میباشد که این نقش را میتوان به عنوان مسیری که شرکتها در آن هدایت و کنترل شده و کارایی و اثر بخشی آنها مورد توجه قرار میگیرد توصیف نمود.
در سازمانهای دانش محور و مشتری مدار، اهداف مدیریت استراتژیک را میتوان در موضوعاتی مانند ایجاد یکپارچگی سازمانی ، اطمینان از کارایی سیستم و فرآیند و التزام به برآورده سازی خواسته های مشتری خلاصه نمود.
مدیریت استراتژیک IT
مدیریت استراتژیک IT نحوه به کارگیری فن آوری اطلاعات را توسط مدیریت ارشد در راستای پیشبرد اهداف سازمان شرح میدهد. در حقیقت درک مفهوم مدیریت استراتژیک IT در سایه درک مدیریت استراتژیک سازمان امکان پذیر است و طبق تعریف مدیریت استراتژیک سازمان عبارت است از پایه و اساس جوابگویی در شرکتها و مؤسسات که بوسیله موازنه اهداف اقتصادی و اجتماعی در یک طرف با آرزوها و خواسته های افراد و اجتماع در طرف دیگر صورت میگیرد. مدیریت استراتژیک سازمان مسئول تعریف وظایف و مسئولیتها و ایجاد و اجرای قوانین به منظور عملی ساختن سیستمی برای برنامه ریزی، نظارت، کنترل و هدایت اهداف و فرآیندهای کسب و کار میباشد.
برای افراد درگیر در پیاده سازی هرگونه سیستم ERP که به طور حتم دارای نقش های عمده در مدیریت استراتژِیک IT میباشند فعالیت های زیر را میتوان برشمرد:
- ارزیابی و بررسی زیر ساختهای لازم برای سیستم های اطلاعاتی
- جمع آوری اطلاعات لازم راجع به پروژه
- مدیریت ارتباط با شرکای زیر ساخت IT
- تشکیل تیم مدیریت تغییرات هزینه ، زمان و …
- تشکیل جلسات هم اندیشی با افراد مرتبط با پروژه
در این میان نباید از نقش مدیریت استراتژیک پروژه به عنوان مقامی که باید از فرآیندهای برنامه ریزی، اجرا ، کنترل و نظارت بر عوامل ذکر شده در ماتریس مدیریت استراتژِیک اطمینان حاصل نماید، غافل ماند. مدیریت استراتژیک پروژه با به کارگیری تکنیکهای برنامه ریزی و کنترل پروژه و با استفاده از نیروهای متخصص در صدد ایجاد زمینه لازم جهت موفقیت اجرای پروژه ERP میباشد.
باید توجه داشت که مدیریت استراتژیک پروژه نیز جدای از مدیریت استراتژیک سازمان نیست در حقیقت یک مدیریت استراتژیک مؤثر به دنبال پاسخگویی به سه سوال زیر میباشد:
- چه تصمیماتی باید گرفته شود؟
- چه کسانی مسئول اتخاذ این تصمیمات میباشند؟
- با چه کیفیتی این تصمیمات اتخاذ و نظارت میشوند؟
معماری و اصول فن آوری اطلاعات
از آنجایی که یکپارچگی فرآیندها به واحد های متعدد کسب و کار امکان میدهد تا به طور کامل خواسته های مشتری را برآورده سازند. کلید یکپارچه سازی فرآیندها از دید تکنولوژی ، استاندارد سازی داده ها و استفاده از یک سیستم اطلاعاتی مناسب است. سازمانها نیازمند یک سازماندهی منطقی برای داده ها، برنامه های کاربردی و زیر ساخت میباشند ، زیرا یکپارچه سازی و استاندارد سازی در حقیقت به قابلیت های IT شکل میدهد.
برای ساختارمند نمودن قابلیت های IT بایستی اصول و معماری IT مورد توجه قرار گیرند. اصول IT را میتوان به عنوان وسیله ای برای آموزش استراتژِی فن آوری و تصمیم گیری های سرمایه گذاری به کار گرفت.
اصول IT را با پاسخ گویی به سوالات زیر میتوان مشخص کرد:
- نقش IT در فرآیندهای کسب و کار چیست؟
- به چه نحوی IT را باید در سازمان به کار گرفت؟
- چگونه میتوان IT را مورد حمایت قرار داد؟
پس از اینکه سطوح مورد استفاده از فن آوری اطلاعات و ابزار مورد استفاده آن مشخص شد. اختار IT در سازمان مشخص شده ونحوه بکارگیری فن آوری اطلاعات در سازمان مشخص میشود.
اما معماری IT بایستی به سوالات زیر پاسخ دهد:
- فرآیندهای اصلی کسب و کار کدامند و نحوه ارتباط آنها با هم چگونه است؟
- چه اطلاعاتی این فرآیندها را هدایت میکنند؟
- چه قابلیتهای فنی درسطح سازمان باید استاندارد شوند تا از کارایی IT حمایت کرده و یکپارچه سازی و استاندارد سازی فرآیندها را تسهیل کنند؟
- کدام فعالیتها برای حمایت از یکپارچگی اطلاعات در سطح سازمان بایستی استاندارد شوند؟
این مرحله شامل عامل مهم وجود بستر مناسب و زیر ساختهای لازم و کافی (هم از بعد سخت افزاری و هم از بعد انسانی) میباشد. از اینرو مدیریت ارشد بایستی از قبل به شناسایی و ایجاد زیرساختهای لازم برای به کارگیری فن آوری اطلاعات در سازمان اقدام ورزد. برای زیر ساخت IT نیز سوالاتی از قبیل زیر مطرح میباشد:
- برای دستیابی به نتایج استراتژیک مورد نظر سازمان کدام یک از خدماتی که توسط زیر ساخت تامین میشود بیشترین اهمیت را دارد؟
- خدمات زیرساختی که در سطح سازمان بایستی اجرا شوند کدامند و در چه سطحی بایستی انجام شوند؟
- برنامه های سازمان برای به روز نگه داشتن فن آوری های مورد استفاده در زیرساخت IT چیست؟
سرمایه گذاری در فن آ وری اطلاعات
سازمانهایی که ارزش افزوده حاصل از تمرکز بر IT را در هنگام سرمایه گذاری براولویت های استراتژیک خود بدست آورده اند با سه سؤال در مورد قابلیتهای IT مواجه میباشند:
- چه مقدار سرمایه را بایستی هزینه کنیم؟
- در کجا سرمایه خود را باید هزینه کنیم؟
- چه مقدار برای وفق دادن نیازهای حوزه های مختلف انتخابی باید هزینه کنیم؟
اطمینان از انجام سرمایه گذاریهای IT در پاسخ به اولویتهای استراتژیک بارزترین نشانه یک سرمایه گذاری موفق در حوزه پروژه های IT است .
سازمانهای امروزی برای استقلال واحدهای کسب و کار خود اهمیت زیادی قائل بوده و از تلاش واحدها در سرمایه گذاریهای IT مطابق با استراتژیهای از قبل تعیین شده حمایت میکنند. این سازمانها به ضرورت یکپارچگی و کارایی در سازمان پی برده و بر سرمایه گذاری مشترک واحدها در ایجاد زیر ساختهای لازم تاکید می ورزند. سرمایه گذاری صورت گرفته توسط سازمان در زمینه IT به طور کلی با ریسکهای سازمانی ، مالی ، فنی و بازار رو به رو بوده و با رویکرد به چهار هدف زیر صورت میگیرد:
- زیرساخت: برای ایجاد خدمات اشتراکی و یکپارچه
- هزینه فرآیند: برای کاهش هزینه های ناشی از فرآیندهای مختلف
- اطلاعات: برای تامین اطلاعات لازم در سطوح مختلف سازمان
- استراتژیک: برای کسب مزیت رقابتی
سرمایه گذاریهای IT و اولویت بندیهای آن نیز از طریق پاسخگویی به سؤالات زیر ممکن میشود:
- تغییرات کدامین فرآیندها بیشترین اهمیت استراتژیک را برای سازمان دارند؟
- چه توزیعی در میان سرمایه گذاریهای IT جاری و پیشنهادی وجود دارد و آیا این پروژه ها با اهداف استراتژیک سازمان سازگاری دارند؟
- میزان اهمیت نسبی سرمایه گذاری در کل سازمان در مقابل سرمایه گذاری واحدهای کسب و کار چه اندازه است؟ وآیا میزان واقعی سرمایه گذاری نشان دهنده این اهمیت نسبی میباشد؟
مدلهای تصمیم گیری در حوزه IT سازمان
هر واحد سازمان به طور مستقل: برای مدیریت استراتژیک IT سازمان، تصمیم گیری مستقل در هر واحد مطلوب نیست زیرا که با این روش به تصمیم گیری کلی در سطح سازمان کمک چندانی نمیشود. این روش نیز متداول نیست. در حقیقت اکثر سازمان ها به دنبال تشریک مساعی در میان واحدهای مختلف میباشند. این ساختار تصمیم گیری را فئودال می نامند.
- ترکیب مرکزیت سازمان و واحدها : این مدل به عنوان یک مدل تصمیم سازی هماهنگ شامل مرکز و واحد کسب و کار میباشد. نمایندگان واحدها در این مدل میتوانند راهبران واحد و یا صاحبان فرآیندهای کسب و کار باشند. هر چند که این مدل بدون شک دشوارترین معماری برای اتخاذ تصمیم میباشد زیرا که دغدغه های رهبران سازمان و رهبران واحدها با هم متفاوت میباشند. سازمانها اغلب این مدل را برای ورودی تصیمات استفاده میکنند. این ساختار را به نوعی میتوان ساختاری فدرال برشمرد.
- ترکیب ساختار IT مرکزی و واحدها: این مدل ترکیبی دوسویه است که در آن تصمیمات به عنوان توافقی دو جانبه میان گروهی ازواحد IT مرکزی و یا تیمی از سازمانهای IT مرکزی و واحدهای کسب و کار ،و گروه دیگری شامل مدیران و راهبران ارشد واحد کسب و کار و یا کاربران کلیدی سیستم تلقی می گردد. در این مدل از میان نمایندگان مرکزیت و واحدهای کسب و کار یکی حضور دارد و متخصصان IT نیز همیشه حضور دارند.
- نامشخص: در این مدل افراد و یا گروههای کوچک بر اساس نیازهای خاص خود ، تصمیم گیری مینمایند. این مدل باعث نابودی بسیاری از گروههای IT بوده ، حمایت از آن و برقراری امنیتش نیز گران میباشد.
مکانیزمهای اجرایی مدیریت استراتژیک IT
به هر صورت مدیریت استراتژیک IT در سه نوع مکانیزم متفاوت گسترش پیدا میکند که عبارتند از:
- رویکردهای ارتباطی: اطلاعات، افراد، مجاری ارتباطی و تلاش های آموزشی که اصول و سیاستهای مدیریت استراتژیک IT و خروجی فرآیندهای تصمیم گیری در مورد IT را در سازمان منتشر میسازند.
- فرآیندهای همسوسازی: فرآیندهای رسمی برای اطمینان از سازگاری فعالیتهای روزانه با سیاستهای IT و تهیه بازخورد برای تصمیم گیری ، که شامل فرآیندهای طراحی و ارزیابی سرمایه گذاری IT ، توافقات در سطح خدمات ، هزینه ها و استانداردها میباشد.
- ساختارهای تصمیم گیری: واحدهای سازمانی و نقش هایی که مسئول تصمیم گیری در زمینه IT میباشند و عوامل لازم را جهت تصمیم گیری های ساختار مند فراهم مینمایند.
تفاوتهای مهمی را در الگوهای مدیریت استراتژیک IT
اهداف استراتژیک و اجرایی: از آنجا که اهداف سازمان متفاوت هستند طیف وسیعی از رویکردهای مدیریت استراتژیک به کار برده میشوند.
- ساختار سازمانی: به طور سنتی سازمانها با تکیه بر ساختار سازمانی خود در جهت همسوسازی تصمیم گیریها با اهداف و استراتژِی های سازمان تلاش میکنند. در صورتیکه سازمانها نتوانند بر چارت سازمانی خود برای دستیابی به استراتژی تکیه کنند بایستی فرآیندها و مدیریت استراتژیک خاصی را تعریف کنند که نسبت به چارت سازمانی آنها برتری داشته باشد.
- تجربه مدیریت استراتژیک: بسیاری از سازمانها در ابتدای راه یادگیری تا ثیرات مدیریت استراتژیک IT میباشند. سازمان های نابالغ اغلب مدیریت استراتژیک خود را مرتبا تغییر داده و در تلاش برای هماهنگی مکانیزمهای خود هستند.
- اندازه و تنوع: همزمان با رشد و متنوع شدن سازمانها ، در هر دو بعد مکانی و ساختاری ، رقابت و حتی تضادهای جدیدی شکل میگیرد مدیریت استراتژیک بایستی این اهداف را نظارت کرده و اداره نماید.
- تفاوتهای صنعتی و منطقه ای: فشار واحدی که به علت تفاوتهای صنعتی و منطقه ای بر روی سازمانها ایجاد میشود در مدیریت استراتژیک IT آنها بازتاب پیدا میکند.
