فرآیند بهبود مستمر چیست؟

فرآیند بهبود مستمر که در انگلیسی به آن Continual Improvement Process یا Continuous Improvement گفته می‌شود، به معنی یک تلاش مستمر برای بهینه‌سازی محصولات، خدمات و روند‌ها است. این تلاش و کوشش می‌‌تواند به دنبال پیشرفت پلکانی به مرور زمان یا جابجایی مرزهای پیشرفت به طور ناگهانی باشد. روند‌های ارائه (که توسط مشتری ارزیابی می‌شوند) به طور سنجیده و در بازدهی، کارآمدی و انعطاف‌پذیری خود بهبود می‌یابند. برخی فرآیندهای بهبود مستمر را به عنوان یک فرآیند متا (فرآیندی که می‌تواند در پس‌زمینه باشد و سایر فرآیند‌ها را شرح دهد) می‌بینند.

رویکرد کایزن

برخی از پیاده‌سازی‌های موفق از رویکردی به اسم کایزن (Kaizen) استفاده می‌کنند. کایزن در زبان ژاپنی به صورت زیر ترجمه می‌شود:
Kai به معنی «تغییر» و Zen به معنی «خوب» است.
این متد از کتاب نویسنده ژاپنی به نام ایمای ‌(Imai) به نام «کلید موفقیت رقابتی ژاپن» که در سال ۱۹۸۶ منتشر شد به شهرت رسید.

  • بازخورد: قانون اصلی CIP بررسی انعکاس ( به خود ) رویه‌ها می‌باشد.
  • بازدهی: هدف CIP، تشخیص، کاهش و حذف رویه‌های ناکارآمد است.
  • تکامل: تاکید CIP بیشتر بر قدم‌های پلکانی و مستمر است تا گام‌های عظیم.

ویژگی‌های اصلی کایزن عبارتند از:

  • بهبودسازی‌ها نه بر پایه تغییرات رادیکال که شاید از تحقیق و توسعه به دست آید بلکه بر پایه‌ی تغییرات کوچک هستند.
  • از آنجایی که ایده‌ها از خود کارکنان به دست می‌آیند،‌احتمال اینکه خیلی متفاوت باشند کم است و در نتیجه پیاده‌سازی آن‌ها ساده‌تر است.
  • احتمال اینکه تغییرات کوچک نیاز به سرمایه‌گذاری بزرگی داشته باشند کمتر است.
  • ایده‌ها از استعداد‌های نیروی کار بر‌می‌آیند، برخلاف استفاده از تحقیق، مشاوران یا ابزار که هر کدام از این‌ها می‌تواند بسیار گران باشد.
  • همه کارکنان باید به طور مداوم به دنبال راه‌هایی برای ارتقا عملکرد خود باشند.
  • می‌تواند کارکنان را به احساس مالکیت نسبت به کارشنان تشویق کند و کار تیمی را قوی کند که در نتیجه انگیزه کاری بیشتر می‌شود.

این عناصر بیشتر از عناصر تاکتیکال CIP هستند. عناصر استراتژیک‌تر شامل تصمیم‌گیری برای افزایش ارزش خروجی روند ارائه خدمات به مشتری هستند و اینکه انعطاف‌پذیری تا چه حد در رویه ارزشمند است تا با تغییرات نیاز‌ها انطباق پیدا کند.