اینترانت شرکت یک ابزار است که به سرعت از یک رفت خوب به داشته به یک ضرورت . بنابراین برای بسیاری از سازمان‌ها، به ابزاری حیاتی برای تداوم کسب‌وکار، ارتباطات بحران، کار از راه دور و موارد دیگر تبدیل شد. با این حال، متأسفانه، برای برخی از سازمان‌ها، سال ۲۰۲۰ به کارهایی که اینترانت آنها نمی‌توانست انجام دهد، روشن کرد و باعث شد که آنها بیشتر بخواهند.
سال ۲۰۲۰ باعث شد که بسیاری از سازمان ها درباره نحوه انجام کار خود تجدید نظر کنند. ناگهان، تحول دیجیتال در اولویت قرار گرفت – زیرا کار از راه دور و نوآوری سریع به یک هنجار جدید تبدیل شد.
سازمان‌ها مجبور بودند در یک فضای بسیار غیرمعمول کسب و کار را به‌طور معمول حفظ کنند. همچنین و بخشی از آن به معنای ارزیابی ابزارها و فناوری‌های آنها بود تا اطمینان حاصل شود که برای پشتیبانی از یک محیط کار مجازی ساخته شده‌اند. جایی که امنیت، بهره‌وری، ارتباطات و همکاری به خطر نیفتد.
به تقویت مشارکت کارکنان در یک محل کار دیجیتال علاقه دارید؟ اینجا را کلیک کنید تا یک تماس شخصی را برنامه ریزی کنید تا ببینید چگونه نرم افزار Igloo می تواند به سازمان شما کمک کند.
تفاوت بین اینترانت و اینترنت چیست؟
قبل از اینکه به کاربردها و مزایای راه حل اینترانت آماده ۲۰۲۱ بپردازیم، بیایید یک قدم به عقب برگردیم و اصطلاح “اینترانت” را برای برخی فناوری های دیگر که اغلب با آنها اشتباه گرفته می شود تعریف کنیم.
بیایید این تعاریف ساده را در نظر بگیریم:
- The اینترنت یک شبکه جهانی متصل از کامپیوتر است که مردم را قادر میسازد به اطلاعات به اشتراک گذاری و با یکدیگر ارتباط برقرار است.
- یک اینترانت شبکه از سوی دیگر، محلی یا محدود است که افراد را قادر می سازد تا اطلاعات را در یک سازمان ذخیره، سازماندهی و به اشتراک بگذارند.
علاوه بر املا و تلفظ (که ممکن است گاهی اوقات اجباری و ناخوشایند به نظر برسد)، تفاوت‌های کلیدی بین این دو وجود دارد، یکی از مهم‌ترین مواردی که اینترانت پلتفرمی است که می‌توان آن را خرید و فروخت (یا در برخی موارد ساخت). ، در حالی که اینترنت فناوری زیربنایی است که اتصال آن را امکان پذیر می کند.
اکسترانت چیست؟
یک نوع دیگر از «شبکه» وجود دارد که باید در نظر گرفته شود، و آن به همکاری سازمانی با کاربران خارجی مربوط می شود:
- اکسترانت یک وب پورتال است که توسط یک سازمان و فروشندگان خارجی آن، همکاران، مشتریان، و یا هر کاربران دیگر که نیاز به دسترسی به اطلاعات محدود در دسترس است.
با یک اکسترانت، سازمان میزبان مدیریت و محتوای سایت را مدیریت می کند و دسترسی کنترل شده ای را برای اعضای داخلی و خارجی فراهم می کند. همچنین برخی از موارد استفاده برای یک اکسترانت شامل پورتال شریک یا فروشنده ، جامعه مشتری یا شبکه حق رای دادن است.
۳ مزیت نسل بعدی اینترانت و سازمان ها
در گذشته، اینترانت ها پوشش بدی پیدا کرده اند. بسیاری آنها را به عنوان ساختارهای فایل منسوخ و نامنظم می دانستند که فقط توسط IT قابل مدیریت هستند.
با این حال، اخیراً، فناوری اینترانت نسل بعدی ظهور کرده است. با انعطاف‌پذیری، قابلیت‌ها و ویژگی‌های کاربرپسند، اینترانت به ابزاری اصلی برای ارتباطات ، همکاری ، مدیریت دانش و فرهنگ و تعامل تبدیل شده است .
به طور خاص تر، اینترانت می تواند چالش های واقعی کسب و کار را که اغلب سازمان ها را کند می کند، حل کند. بنابراین بیایید نگاهی به سه حوزه ای بیندازیم که در آن یک اینترانت به صرفه جویی در زمان، پول و منابع حیاتی کمک می کند.
۱٫ یک منبع حقیقت واحد برای سازمان ها ایجاد کنید
اینترانت به سازمان ها مکانی می دهد تا به طور ایمن اطلاعات مهم تجاری را به اشتراک بگذارند و ذخیره کنند. همچنین، کارمندان همیشه می‌دانند به کجا نگاه کنند و می‌توانند مطمئن باشند که آخرین اطلاعات را دریافت می‌کنند.
۲٫ افزایش بهره وری و همکاری
استفاده از ایمیل و برنامه‌ها برای مدیریت کار می‌تواند ناکارآمد، زمان‌بر و حتی خطرناک باشد. بنابراین یک اینترانت می‌تواند به ساده‌سازی جریان‌های کاری کمک کند و به‌هم ریختگی‌ها را کاهش دهد تا کارهای بیشتری انجام شود.
۳٫ یک نیروی کار از راه دور را وصل کرده و درگیر کنید
اینترانت به یک محل کار مجازی برای نیروی کار پراکنده تبدیل شده است. فعالیت‌هایی که دیگر نمی‌توانند شخصاً انجام شوند، به‌صورت آنلاین انجام می‌شوند و یک اینترانت این ترجمه را آسان و یکپارچه می‌کند و به اتصال کارگران از راه دور کمک می‌کند که در غیر این صورت درگیر شدن با آنها دشوار بود.
همچنین این مثال‌ها سطح این را نشان می‌دهند که چگونه یک شرکت می‌تواند از اینترانت به نفع خود استفاده کند. Partners Healthcare یکی از سازمانی است که از اینترانت خود به عنوان ابزاری برای مدیریت ارتباطات و گرد هم آوردن سازمان خود در طول نمونه‌های COVID- بحران ۱۹ استفاده می‌کند.
ریچ کاپ، معاون رئیس‌جمهور ارتباطات گفت: «ما مجبور بودیم بدون تردید ارتباطات خود را در دست بگیریم. بنابراین کل شبکه ۷۸۰۰۰ نفری ما به یک منبع حقیقت نیاز داشت.»
چگونه یک نرم افزار اینترانت برای کسب و کار خود انتخاب کنید
انتخاب راه حل اینترانت تا حد زیادی باید به دنبال یافتن شریکی باشد که احساس می کنید راهنمایی و پشتیبانی را برای ایجاد یک محل کار دیجیتالی که افراد شما را در سازمان جذب می کند و الهام می بخشد، ارائه می دهد. اما وقتی نوبت به چسب‌های برنجی می‌رسد، ویژگی‌های اصلی خاصی وجود دارد که باید بتوانید هنگام انتخاب راه‌حل جدید فهرست خود را بررسی کنید.
قبل از شروع آن لیست، نیازهای هر یک از گروه ها و سازمان های ذینفع خود را شناسایی کنید:
- کاربران نهایی: اینها افرادی هستند که قرار است هر روز از اینترانت شما برای مدیریت کار خود استفاده کنند. در این معنا منظور ما کارکنان یا اعضا است.
- سازندگان محتوا: اینها افرادی هستند که از اینترانت شما به عنوان ابزاری برای انتشار محتوا و ارتباطات استفاده می کنند.
- مدیران: اینها افرادی هستند که در استقرار، ساخت و نگهداری راه حل اینترانت شما نقش دارند.
همه این گروه‌ها برای موفقیت یک اینترانت ضروری هستند که واقعاً به معنای تعامل و اطلاع‌رسانی است. بنابراین عدم توجه به نیازهای هر یک از آنها در هنگام ارزیابی راه حل ها، به محض رسیدن به مرحله اجرا، ناگزیر باعث ایجاد اصطکاک می شود.
اکنون، بیایید مشخص کنیم که کدام ویژگی های خاص به خرید از هر یک از این گروه ها کمک می کند.
ویژگی ها برای کاربران نهایی و سازمان ها
شما به ویژگی هایی نیاز دارید که به کاربران کمک می کند تا بهره وری بیشتری داشته باشند – با داشتن همه چیز در یک مکان – در زمان، تلاش و منابع آنها صرفه جویی می کند. بنابراین نه تنها می‌خواهید که آنها سازنده‌تر باشند، بلکه می‌خواهید آنها را درگیر و درگیر آنچه در اطرافشان می‌افتد، داشته باشند.
پلت فرم اینترانت شما باید به آنها کمک کند تا چهار کار کلیدی را انجام دهند: مصرف محتوا، یافتن اطلاعات، تعامل با یکدیگر و مدیریت کارشان.
ویژگی هایی مانند:
- اعلان‌ها: کارمندان را با اعلان‌های بی‌درنگ درباره پست‌ها یا محتوای جدید به‌روز نگه دارید.
- اشتراک‌ها: اعلان‌های فوری، روزانه، هفتگی یا ماهانه را برای محتوای دنبال‌شده، طبق تنظیم کاربر یا سرپرست دریافت کنید.
- ویژگی‌های اجتماعی: از وبلاگ‌ها، نظرسنجی‌ها، نظرات و لایک‌ها برای ایجاد فرهنگ و ایجاد گفت‌وگو بین کارکنان در سراسر سازمان خود استفاده کنید.
- جستجو: به سرعت هر چیزی را در اینترانت خود (یا از طریق ادغام با مخازن شخص ثالث)، از فایل‌ها گرفته تا مقاله‌ها و کارشناسان موضوع پیدا کنید.
- نمایه ها: با مشاهده نمایه آنها یا شروع یک چت، مشخص کنید کدام همکار تخصص لازم را دارد.
- میکروبلاگ ها: کارمندان را با همکارانشان – نزدیک و دور – با ایجاد یک آبسردکن مجازی برای اشتراک گذاری سریع یادداشت یا هدایت آنها به به روز رسانی های مهم، متصل کنید.
- وظایف: مدیریت پروژه را با پیگیری همه کارها، یادآوری‌ها و درخواست‌های خود آسان کنید.
ویژگی هایی برای سازندگان محتوا
اینها مدیران محل کار دیجیتال شما، مدیران اینترانت، ارتباطات رسان – یا هر شخص دیگری هستند که به طور منظم محتوا را در اینترانت پست می کنند. به عنوان «فوق العاده کاربران» این پلتفرم، نیاز به دسترسی به طیف وسیعی از ویژگی‌ها دارند که به آنها امکان ایجاد، انتشار، توزیع، و مدیریت محتوا را می‌دهد – به سادگی و یکپارچه.
ویژگی هایی مانند:
- انواع محتوای چندگانه: از کانال‌های مختلف برای انتشار محتوا، از جمله وبلاگ‌ها، ویکی‌ها، تقویم‌ها و انجمن‌ها انتخاب کنید.
- ویرایشگر WYSIWYG: محتوایی را با قابلیت قالب بندی متن، افزودن تصاویر، جاسازی ویدیوها و تغییر به کد HTML ارسال کنید.
- ترجمه: سازندگان محتوا را قادر می سازد تا محتوا را به چندین زبان برای کاربران نهایی در سراسر جهان پیش نویس، بررسی و نمایش دهند.
- نظارت: محتوا و نظرات را قبل از انتشار بررسی و تأیید کنید.
- پخش ها: با پخش پیام ها به کل سازمان یا گروه های فردی توجه را به اطلاعات مهم جلب کنید.
- پیش نویس ها: محتوا را به عنوان پیش نویس ذخیره کنید تا بتوانید بعداً به آن بازگردید و با نویسندگان دیگر همکاری کنید.
- انتشارات آینده: آینده محتوا را برای انتشار در تاریخ و زمان برنامه ریزی کنید تا بتوانید زمانی که بهترین کار را برای شما دارد آن را بارگیری کنید.
- برچسب‌ها: با دسته‌بندی موارد بر اساس نوع، موضوع، بخش یا برچسب‌های سازمانی، مدیریت و یافتن محتوا را آسان کنید.
- ردیابی خواندن: کاربران را قادر میسازد تصدیق کنند که محتوایی را خوانده و درک کرده‌اند.
