برگزاری جلسات گروهی از ملزومات مهم هماهنگی اعضا و بهبود مسائل مختلف کاری در شرکت ها و ادارات مختلف است. از طرفی با شیوع بیماری کرونا امکان برگزاری جلسات حضوری با شرکت حداکثری افراد تقریبا به صفر رسیده است و مهمتر اینکه با تعطیلی آموزش حضوری نیاز به ملزومات برگزاری جلسات آنلاین دو چندان شده است. بنابراین می توان گفت امروزه آشنایی کامل با ملزومات گوناگون به ویژه نرم افزار برگزاری جلسات آنلاین از ضروریات مدیریت ادارات، سازمان ها و البته مراکز آموزشی است. در ادامه به بررسی چند و چون نرم افزار برگزاری جلسات آنلاین و هر آنچه به برگزاری این جلسات مربوط است؛ خواهیم پرداخت.
آیا فقط در اختیار داشتن نرم افزار برگزاری جلسات آنلاین کافیست ؟
با پیشرفت روز افزون تکنولوژی بسیاری از روابط بشر شکل مجازی به خود گرفته و یکی از پرکاربردترین ابزارهای ارتباطی، نرم افزار برگزاری جلسات آنلاین است که نیاز به حضور فیزیکی افراد در مکانی خاص را برطرف نموده و این امکان را ایجاد کرده که در آن واحد افرادی که هریک در نقطه ای دور ساکنند بتوانند با هم دور میز جلسه جمع شده و به بهترین شکل به تبادل نظر ، ایجاد هماهنگی و اتخاذ تصمیمات مهم بپردازند.
اما برای برگزاری جلسه آنلاین به صورت کارآمد و موفق در کنار نرم افزار برگزاری جلسات آنلاین به ابزارهای دیگری نیز نیاز داریم . مهمترین مسئله این است که امکانات سخت افزاری نیز باید با کیفیت بوده و به راحتی نرم افزار مورد استفاده را پوشش دهند. سخت افزار مورد نیاز برای کنفرانس ویدیویی ، نمایشگر ، لپ تاپ و نرم افزار مورد نیاز برای برقراری کنفرانس ویدیویی و ابزار مرتبط با اینترنت هریک باید از لحاظ کیفی مطلوب باشند به گونه ای که از ابتدا تا انتهای جلسه کوچکترین وقفه ای در جلسه ایجاد نشود.
چگونه یک نرم افزار مناسب برای برگزاری جلسات آنلاین انتخاب کنیم ؟
به لطف پیشرفت فناوری انواع نرم افزار برگزاری جلسات آنلاین به سهولت و حتی رایگان در دسترس هستند اما نکته ی مهم در انتخاب بهترین نرم افزار برگزاری جلسات آنلاین این است که شما باید به نیاز خود و حال و هوای جلسه ای که قصد برگزاری آن را دارید توجه کنید .
به عنوان مثال نرم افزار زوم برای جلساتی که حضار آن در مسافت های دور از هم حضور دارند؛ بسیار مناسب است. البته این نرم افزار در ورژن پیشرفته تر رایگان نیست و نسخه ی رایگان آن نیز محدودیت هایی دارد . مثلا حداکثر امکان برگزار جلسه با صد نفر را به شما می دهد . و حداکثر زمانی که در اختیار دارید نیز ۴۰ دقیقه است. اما امکان گفتگوی دونفره ، ضبط جلسات و به اشتراک گذاشتن صفحه کامپیوتر در این نرم افزار برای شما مهیاست.
معرفی چند نمونه نرم افزار برگزاری جلسات آنلاین که بیشترین کاربرد را دارند
گوگل میت (Google Meet)؛نرم افزاری که نیاز به نصب روی کامپیوتر ندارد
در میان انواع نرم افزار برگزاری جلسات آنلاین گوگل میت یکی از پرطرفدارترین هاست و سهولت در استفاده مهمترین دلیل این محبوبیت است . این نرم افزار نیاز به نصب و یا هماهنگی با سخت افزار خاصی ندارد فقط کافیست به آدرس meets.google.com مراجعه نمایید تا یکی از بهترین نرم افزارهای برگزاری جلسات آنلاین را در اختیار داشته باشید. قابلیت تنظیم خودکار نور تصویر ، حذف صداهای مزاحم محیط ، برخورداری از زیرنویس ، قابلیت به اشتراک گذاری صفحه رایانه و امکان ضبط جلسه، امکان دسترسی از gmail و تقویم گوگل از جمله ویژگی های جالب گوگل میت است.
اسکایپ (Skype)،نرم افزاری کارآمد و سریع
کاربرد آسان و سریع اسکایپ باعث شده وقتی صحبت از نرم افزار برگزاری جلسات آنلاین به میان می آید، اسکایپ اولین گزینه ای باشد که بسیاری افراد به سراغ آن می روند . کاملا رایگان بودن ، امکان برقراری ارتباط همزمان با ۵۰ نفر و امکان برقراری ۱۰ تماس تلفنی چندین ساعته، امکان اشتراک گذاری صفحه کامپیوتر و ارسال فایل از جمله ویژگی های جذاب اسکایپ است. البته برای برخورداری از امکانات این نرم افزار ابتدا باید آن را روی رایانه خود نصب کنید.
مایکروسافت تیمز (Microsoft Teams)، نرم افزاری کاربردی و اصیل
بسیاری طرفداران محصولات مایکروسافت در هنگام انتخاب نرم افزار برگزاری جلسات آنلاین به سراغ این نرم افزار می روند . البته تیمز نرم افزاری کامل رایگان نیست اما نسخه ی رایگان آن با امکاناتی از قبیل برقراری ارتباط همزمان با صد نفر ، امکان برنامه ریزی جلسه ، اشتراک گذاری صفحه رایانه و تنظیم پس زمینه می تواند بسیاری از نیازهای شما را به خوبی پوشش دهد البته توجه داشته باشید حداکثر زمان مورد پشتیبانی این نرم افزار یک ساعت است. ضمنا در طول جلسه به راحتی می توانید فایل های وُرد ، اکسل و پاورپوینت را نیز با حضار جلسه به اشتراک گذاشته و بطور آنلاین بر روی آنها کار انجام دهید .
لایو استورم (Live Storm)؛ نرم افزاری جدید با کاربری آسان
در میان انواع نرم افزار برگزاری جلسات آنلاین شاید لایو استورم چندان نام آشنا نباشد اما بسیار کاربردی و سریع است برای برگزاری جلسه با این نرم افزار فقط کافیست وارد آدرس سایت Live Storm شده، ثبت نام نموده و جلسه خود را آغاز کنید.نمونه رایگان این نرم افزار به شما امکان برگزاری جلسه ای با حداکثر ۴ نفر در زمان ۲۰ دقیقه را می دهد.
ور بای Whereby؛اتاقی برای گفتگو
این نرم افزار امکان تبادل نظر ۴ نفر به صورت همزمان را ایجاد می کند و برای استفاده از آن نیاز به مهارت یا نصب برنامه خاصی نیست فقط کافیست وارد سایت شده ،یک حساب کاربری ایجاد نموده و جلسه خود را آغاز کنید.
دیسکورد (Discord)؛فرصتی برای دور هم حرف زدن
دیسکورد به معنای واقعی یک نرم افزار برگزاری جلسات آنلاین نیست اما کاربردی مشابه این قبیل نرم افزارها دارد . دیسکورد درواقع امکان ایجاد کانالی با هدف گفتگو را برای شما فراهم می کند . با استفاده از دیسکورد شما می توانید کانالی مجازی با حداکثر ۵۰ عضو راه اندازی نموده و تماس تصویری ، به اشتراک گذاشتن صفحات و فایل ها را به سهولت انجام دهید.
در دنیای گفتگوها و جلسات مجازی هر روز نرم افزارهای جدیدی برای برگزاری جلسات آنلاین ارائه می شود اما آنچه به اجمال به بررسی آن پرداختیم فهرستی از بهترین نمونه های نرم افزار برگزاری جلسات آنلاین است که امکان بهره برداری رایگان و البته نصب برروی تلفن همراه نیز دارند.
