Dropbox Paper یک ابزار پردازش متن و مدیریت اسناد آنلاین است که به تیم‌ها اجازه می‌دهد تا با هم بر روی اسناد، ارائه‌ها و انواع دیگر محتوا بصورت همزمان کار کنند. این ابزار ساده و انعطاف پذیر برای ایجاد و به اشتراک گذاری اسناد، با تمرکز بر همکاری و بهره وری تیم طراحی شده است.
می توانید اسناد را در یک مرورگر وب یا برنامه تلفن همراه ایجاد و ویرایش کنید و بصورت همزمان با دیگران همکاری کنید. می توانید نظرات خود را اضافه کنید، وظایفی را تعیین کنید. و اعضای تیم را ذکر کنید تا توجه آنها را جلب کنید و آنها را در بحث مشارکت دهید. همچنین از جاسازی تصاویر، ویدیوها و انواع دیگر محتوا پشتیبانی می‌کند و ایجاد اسناد غنی و جذاب را آسان می‌کند.
یکی از ویژگی های کلیدی Dropbox Paper انعطاف پذیری آن است. می‌توانید اسناد را از ابتدا ایجاد کنید یا از بین الگوهای مختلف، از جمله یادداشت‌های جلسه، طرح‌های پروژه، و فهرست‌های کارها انتخاب کنید. همچنین می توانید طرح و قالب بندی اسناد خود را مطابق با نیازهای خود سفارشی کنید.
همچنین، این برنامه با ابزارها و سرویس‌های دیگر مانند Dropbox، Slack و Trello ادغام می‌شود. به اینصورت اشتراک‌گذاری و همکاری روی اسناد در پلتفرم‌های مختلف را آسان می‌کند.
در ادامه قصد داریم ویژگی های کلیدی آن را معرفی کنیم.
ایجاد سند
ایجاد سند یک فرآیند ساده است که به شما امکان می دهد اسناد جدید ایجاد کنید. یا اسناد موجود را ویرایش کنید و با دیگران بصورت همزمان همکاری کنید. در اینجا نحوه کار آن آمده است:
برای ایجاد یک سند جدید، می توانید روی دکمه “ایجاد” در گوشه سمت چپ بالای صفحه اصلی Dropbox کلیک کنید یا روی دکمه “New Paper” در بخش Dropbox Paper صفحه اصلی کلیک کنید. هنگامی که یک سند جدید ایجاد کردید، می توانید بلافاصله آن را ویرایش کنید.
همانطور که سند خود را ویرایش می کنید، به طور خودکار تغییرات شما را در زمان واقعی ذخیره می کند، بنابراین لازم نیست نگران از دست دادن کار خود باشید. می توانید از اعضای تیم دعوت کنید تا به فضای کاری شما بپیوندند تا در سند شما با دیگران همکاری کنند. از آنجا می توانید وظایفی را تعیین کنید، نظرات خود را بنویسید و اعضای تیم را ذکر کنید تا آنها را در بحث مشارکت دهید. همچنین از تاریخچه نسخه پشتیبانی می کند، بنابراین می توانید به راحتی ببینید چه کسی چه تغییراتی در سند شما ایجاد کرده است و در صورت نیاز به نسخه قبلی برگردید.
در نهایت، پس از اتمام کار بر روی سند خود، می توانید آن را به عنوان فایل PDF یا Microsoft Word صادر کنید. یا آن را مستقیماً از Dropbox با دیگران به اشتراک بگذارید. به طور کلی، ایجاد سند یک فرآیند منعطف و مشارکتی است که به شما امکان می دهد اسناد را به راحتی ایجاد و ویرایش کنید.
همکاری بصورت همزمان
همکاری بلادرنگ یکی از ویژگی‌های کلیدی Dropbox Paper است که به چندین نفر اجازه می‌دهد به طور همزمان روی یک سند کار کنند. مهم نیست افراد در کجا قرار دارند. این ویژگی به تیم ها امکان می دهد حتی از راه دور یا در مناطق زمانی مختلف کار کنند و به طور موثر با هم همکاری کنند و ارتباط برقرار کنند.
با همکاری همزمان، می‌توانید تغییراتی را که دیگران در حال تایپ کردن در یک سند ایجاد می‌کنند، مشاهده کنید. این بدان معناست که می‌توانید روی یک سند با هم کار کنید، ویرایش کنید و نظرات خود را بنویسید، بدون اینکه منتظر بمانید دیگران کار خود را به پایان برسانند یا نسخه به‌روز شده‌ای برای شما ارسال کنند. همچنین به تیم‌ها اجازه می‌دهد تا مسائل را حل کنند و به سرعت بدون زنجیره‌های ایمیل یا جلسات طولانی تصمیم بگیرند.
ویژگی ها
همکاری بلادرنگ در Dropbox Paper با چندین ویژگی تسهیل می‌شود، از جمله:
۱- نشانگرهای حضور: می توانید ببینید چه کسی یک سند را مشاهده یا ویرایش می کند. این به شما کمک می کند هنگام ایجاد تغییرات از درگیری جلوگیری کنید.
۲- نظرات: می توانید نظرات خود را در مورد بخش های خاصی از یک سند برای ارائه بازخورد بگذارید. علاوه بر این، شما می توانید سوالات خود را بپرسید و دیگران می توانند به نظرات شما در زمان واقعی پاسخ دهند.
۳- نام بردن: می توانید اعضای تیم خاصی را در یک سند ذکر کنید تا توجه آنها را به چیزی جلب کنید یا نظر آنها را بخواهید.
۴- وظایف: شما می توانید وظایف را مستقیماً در یک سند به اعضای تیم اختصاص دهید. همچنین، می توانید پیشرفت آنها را در حین کار روی آنها پیگیری کنید.
به طور کلی، همکاری بلادرنگ یک ویژگی قدرتمند است که به تیم‌ها اجازه می‌دهد به طور یکپارچه و کارآمد کار کنند و اطمینان حاصل شود که همه در یک صفحه هستند.
ادغام ها
یکپارچه‌سازی‌ها یکی از ویژگی‌های کلیدی Dropbox Paper است که به شما امکان می‌دهد اسناد و محتوای خود را به سایر برنامه‌ها و سرویس‌هایی که استفاده می‌کنید متصل کنید. این برنامه دارای ادغام های زیادی با برنامه ها و سرویس های محبوب، از جمله ابزارهای مدیریت پروژه، برنامه های ارتباطی و سرویس های ذخیره سازی ابری است. در اینجا چند نمونه از انواع ادغام هایی که می توانید با کاغذ Dropbox استفاده کنید آورده شده است:
۱- ابزارهای مدیریت پروژه: با Trello، Asana و Jira ادغام می شود. این به شما امکان می دهد اسناد Paper خود را به وظایف یا پروژه های خاص مرتبط کنید.
۲- برنامه های ارتباطی: با برنامه های ارتباطی مانند Slack ادغام می شود و به شما امکان می دهد اسناد را به اشتراک بگذارید و مستقیماً در کانال های Slack روی آنها همکاری کنید.
۳- سرویس‌های ذخیره‌سازی ابری: با سرویس‌های ذخیره‌سازی ابری مانند Google Drive و Dropbox ادغام می‌شود و وارد کردن فایل‌ها و محتوا از این سرویس‌ها به اسناد کاغذی شما را آسان می‌کند.
۴- طراحی و ابزار خلاق: با طراحی و ابزارهای خلاقانه ادغام می شود. بعنوان مثال ision، Figma، و Adobe Creative Cloud به شما این امکان را می دهد که طرح ها و نمونه های اولیه را مستقیماً در اسناد کاغذی خود جاسازی کنید.
۵- ابزارهای بهره وری: با ابزارهای بهره وری مانند Zapier ادغام می شود و به شما امکان می دهد وظایف و گردش کار را بین برنامه ها و سرویس های مختلف خودکار کنید.
اپلیکیشن موبایل
برنامه موبایل Dropbox Paper ابزار قدرتمندی است که به شما امکان می دهد از طریق تلفن هوشمند یا تبلت به اسناد خود دسترسی داشته باشید و آنها را ویرایش کنید. اپلیکیشن موبایل برای هر دو دستگاه iOS و اندروید در دسترس است. و بسیاری از ویژگی های مشابه نسخه مبتنی بر وب Dropbox Paper را ارائه می دهد.
ویژگی ها
در اینجا برخی از ویژگی های کلیدی برنامه تلفن همراه آورده شده است:
۱- ویرایش سند: می‌توانید اسناد جدید ایجاد کنید، اسناد موجود را ویرایش کنید، و با دیگران در زمان واقعی همکاری کنید، همه اینها از دستگاه تلفن همراه خود.
۲- دسترسی آفلاین: می‌توانید به اسناد خود دسترسی داشته باشید و حتی زمانی که آفلاین هستید، ویرایش‌ها را انجام دهید، و پس از آنلاین شدن مجدد، تغییرات شما به‌طور خودکار همگام‌سازی می‌شوند.
۳- مدیریت وظایف: می توانید وظایف را مستقیماً از برنامه تلفن همراه ایجاد و مدیریت کنید و پیشرفت آنها را در حین تکمیل پیگیری کنید.
۴- اعلان ها: وقتی دیگران سندی را تغییر می دهند یا وظایفی به شما محول می شود، می توانید اعلان دریافت کنید.
۵- یکپارچه سازی دوربین: به راحتی می توانید عکس ها و فیلم ها را مستقیماً از برنامه بگیرید و آنها را به اسناد خود اضافه کنید.
۶- جستجو: می توانید اسناد و محتوا را در حساب Dropbox Paper خود جستجو کنید. این باعث می شود به راحتی آنچه را که به دنبال آن هستید پیدا کنید.
به طور کلی، برنامه موبایل Dropbox Paper ابزار قدرتمندی است که به شما امکان می دهد بدون توجه به جایی که هستید، سازنده بمانید و با دیگران همکاری کنید. چه در حال حرکت یا کار از راه دور، برنامه تلفن همراه دسترسی و ویرایش اسناد خود را آسان می کند و با تیم خود در ارتباط باقی می ماند.
تاریخچه نسخه
تاریخچه نسخه یکی از ویژگی های کلیدی Dropbox Paper است که به شما امکان می دهد تغییرات ایجاد شده در یک سند را در طول زمان مشاهده کنید و در صورت نیاز به نسخه های قبلی برگردید. این ویژگی به ویژه هنگام همکاری در یک سند با دیگران مفید است. این به شما امکان می دهد تغییرات را پیگیری کنید و اطمینان حاصل کنید که همه از آخرین نسخه استفاده می کنند.
طرز کارتاریخچه نسخه به این صورت است:
۱- هر بار که سندی را تغییر می‌دهید، کاغذ Dropbox به طور خودکار یک نسخه جدید را ذخیره می‌کند.
۲- با کلیک بر روی دکمه “…” در بالای سند و انتخاب “Version history” از منوی کشویی می توانید به تاریخچه نسخه دسترسی داشته باشید.
۳- در نمای تاریخچه نسخه، می توانید لیستی از تمام نسخه های سند ذخیره شده به همراه تاریخ و زمان ذخیره آنها را مشاهده کنید.
۴- برای مشاهده هر نسخه می توانید روی آن کلیک کنید. سپس تغییراتی که نسبت به نسخه قبلی ایجاد شده را مشاهده کنید.
۵- اگر می خواهید به نسخه قبلی برگردید، آن را انتخاب کنید و روی دکمه “بازیابی” کلیک کنید. این سند را به نسخه انتخاب شده بازیابی می کند و یک نسخه جدید با محتوای بازیابی شده ایجاد می کند.
تاریخچه نسخه ابزار قدرتمندی است که به شما امکان می دهد تغییرات را ردیابی کنید و به طور مؤثرتری همکاری کنید. این تضمین می کند که همیشه از آخرین نسخه سند کار می کنید. همچنین می‌تواند به شما کمک کند تا با بازیابی نسخه قبلی یک سند، محتوای گم شده یا تصادفی حذف شده را بازیابی کنید.
امنیت
امنیت اولویت اصلی برای کاغذ Dropbox است. این پلتفرم با طیف وسیعی از ویژگی‌های امنیتی برای محافظت از داده‌های شما و اطمینان از حفظ حریم خصوصی اسناد شما طراحی شده است. در اینجا برخی از ویژگی های امنیتی کلیدی آورده شده است:
۱- رمزگذاری: از رمزگذاری استاندارد صنعتی برای محافظت از داده های شما در حال حمل و نقل و در حالت استراحت استفاده می کند. این بدان معناست که اسناد و محتوای شما هنگام انتقال از طریق اینترنت و همچنین هنگامی که در سرورهای Dropbox ذخیره می شوند، رمزگذاری می شوند.
۲- احراز هویت دو مرحله‌ای: از احراز هویت دو مرحله‌ای پشتیبانی می‌کند که با نیاز به مرحله تأیید دوم هنگام ورود به حساب شما، یک لایه حفاظتی اضافی به حساب شما اضافه می‌کند.
۳- کنترل های دسترسی: می توانید کنترل کنید که چه کسی می تواند به اسناد شما در کاغذ Dropbox دسترسی داشته باشد. شما این کار را با تنظیم مجوزها و به اشتراک گذاری تنظیمات بر اساس سند به سند انجام می دهید.
۴- گزارش های حسابرسی: گزارش های دقیق از تمام فعالیت ها را در حساب شما نگه می دارد. بنابراین می توانید ببینید چه کسی و چه زمانی به اسناد شما دسترسی پیدا کرده است.
۵- انطباق: با استانداردها و مقررات مختلف صنعت مطابقت دارد. اینها شامل GDPR، HIPAA، و SOC 2 برای ایمن و ایمن نگه داشتن داده های شما هستند.
۶- ممیزی های شخص ثالث: تحت ممیزی ها و ارزیابی های امنیتی شخص ثالث منظم قرار می گیرد. بنابراین، اطمینان حاصل می کنید که اقدامات امنیتی آن به روز و موثر هستند.
سخن پایانی
به طور کلی، Dropbox Paper یک ابزار انعطاف پذیر و قابل تنظیم است که می تواند یکمتناسب با طیف وسیعی از نیازها و موارد استفاده طراحی شده است. چه ایجاد یادداشت‌های جلسه، برنامه‌های پروژه یا انواع دیگر محتوا، Dropbox Paper طیف وسیعی از ویژگی‌ها و گزینه‌ها را ارائه می‌کند تا به شما کمک کند کارآمدتر کار کنید و همکاری مؤثرتری داشته باشید.
