در هر گوشه از هر صنعت، Shadow IT(فناوری سایه) افرادی را پیدا می‌کند که ازتکنولوزی ابر استفاده می‌کنند، زیرا به آنها کمک می‌کند کارهای خود را سریع‌تر، آسان‌تر و انعطاف‌پذیرتر از راه‌حل‌های محاسباتی سنتی انجام دهند. در حالی که شما مالک یا مسئول برخی از سرویس های ابری هستید، کاربران و گروه های کاری شما اکنون بیش از هر زمان دیگری آنها را به صورت جداگانه مدیریت و استفاده می کنند. اگرچه این به آنها کمک می‌کند تا کارهای خود را با کارایی بیشتری انجام دهند، اما همچنان باید اطمینان حاصل کنید که فناوری سایه به شیوه‌ای ایمن و سازگار استفاده می‌شود.
تعریف – فناوری سایه چیست؟
Shadow IT برای توصیف راه‌حل‌ها و سیستم‌های فناوری اطلاعات که در شرکت‌ها و سازمان‌ها بدون اجازه آنها ایجاد و پیاده‌سازی شده‌اند، استفاده می‌شود. این یک پایه حیاتی برای پیشرفت و نوآوری فناوری است زیرا این تلاش‌ها می‌توانند نمونه‌های بالقوه راه‌حل‌های فناوری اطلاعات باشند که در آینده تأیید می‌شوند. حتی اگر این راه‌حل‌ها می‌توانند به ارتقای نوآوری فناوری اطلاعات کمک کنند، ممکن است الزامات شرکت را برای قابلیت اطمینان، اسناد، کنترل، امنیت و موارد دیگر برآورده نکنند.
فناوری سایه استفاده از سخت افزار یا نرم افزار مرتبط با فناوری اطلاعات توسط یک بخش یا فرد بدون اطلاع گروه فناوری اطلاعات یا امنیت سازمان است. این می تواند شامل خدمات ابری، نرم افزار و سخت افزار باشد.
یکی از نگرانی‌های امروزی، پذیرش سریع خدمات مبتنی بر ابر است. رشد فناوری سایه با استفاده از فناوری اطلاعات تسریع می شود. کاربران از ابر برای دانلود و استفاده آسان برنامه ها و خدمات استفاده می کنند تا به آنها در کارشان کمک کند.
جنبه های مختلف فناوری سایه چیست؟
فناوری سایه شامل تمام اشکال فناوری اطلاعات و فعالیت های مربوط به تدارکات است که بخش فناوری اطلاعات را درگیر نمی کند. این خریدها می تواند شامل موارد زیر باشد:
سخت افزار: سرور ابری و سرور اختصاصی، رایانه های شخصی، لپ تاپ، تبلت و گوشی های هوشمند، نرم افزار بسته بندی نشده
خدمات ابری: شامل نرم افزار به عنوان سرویس (SaaS)، زیرساخت به عنوان سرویس (IaaS) و پلت فرم به عنوان سرویس (PaaS)
چالش هایی که فناوری سایه ارائه می دهد چیست؟
هنگامی که بخش فناوری اطلاعات نمی‌داند چه سرویس‌ها و برنامه‌هایی تأیید می‌شوند، ممکن است یک نقض جدی امنیتی رخ دهد. «گسترش برنامه»، اتلاف وقت و پول و همکاری ناکارآمد از دیگر مشکلات رایج است.
چرا فناوری سایه بسیار رایج است؟
اگر کارکنانی در یک سازمان مشغول به کار هستند، فناوری سایه اطلاعات نیز وجود دارد. طبق آمار، ۸۰ درصد از کاربران نهایی از نرم افزارها و سرویس های وب تایید نشده استفاده می کنند. شاید در گذشته زیر چتر فناوری اطلاعات شاهد نرم افزارهای زیادی بودیم که کارکنان به سرعت آن ها را دانلود و استفاده می کردند. اما نرم‌افزارهای بسته‌بندی شده و سرویس‌های اینترنتی آسان برای استفاده به اندازه اکنون رایج نبودند. استفاده از فضای ابری باعث می‌شود که اطلاعات به راحتی یک کلیک رخ ندهد.
رشد سریع چشم انداز کسب و کار نیاز به برنامه های کاربردی بیشتری را افزایش داده است که می تواند وظایف روزانه کارکنان را آسان تر و کارآمدتر کند. مطابق با تنوع زیاد مشاغل، عناصری مانند بهره وری، ذخیره سازی، اتوماسیون و سایر نیازهای سازمانی در قالب اپلیکیشن های ابری، نوآوری، بهره وری و کارایی را به ارمغان می آورند. به راحتی می توان فهمید که چرا آنها اینقدر فریبنده هستند و چرا کارمندان از دانلود و استفاده از این برنامه ها دریغ نمی کنند.
برخی از راه حل های سازمانی ممکن است نه تنها با دستگاه های کاربران ناسازگار باشند، بلکه ممکن است کندتر، قدیمی تر و کمتر موثر باشند. این توضیح می دهد که چرا فناوری سایه به طور مداوم در حال تکامل است.
مزایای فناوری اطلاعات در سایه
همانطور که اشاره کردیم، سایه های فناوری اطلاعات می توانند هم مفید و هم مضر باشند. حال بیایید مزایای آن را با جزئیات بیشتری بررسی کنیم.
کاهش حجم کاری واحد فناوری اطلاعات
استفاده از ابزارهای مناسب توسط کارکنان باعث کاهش فشار کاری در بخش فناوری اطلاعات می شود. این بخش حجم کاری بالایی دارد. در صورتی که این قسمت قصد کنترل تمامی ابزارها را داشته باشد حجم کار آنها چند برابر می شود.
افزایش راندمان کاری کارکنان
یکی دیگر از مزایای فناوری اطلاعات سایه افزایش بهره وری کارکنان است. استفاده از این ابزارها شرایط بهتری را برای انجام برخی کارها فراهم می کند. اگر کارکنان به برنامه های مورد نیاز خود دسترسی نداشته باشند، در انجام برخی از وظایف خود به خوبی عمل نخواهند کرد.
کمک به ابتکار و خلاقیت
اگر کارکنان به ابزارهای مفید برای خود دسترسی داشته باشند، می توانند ابتکار و خلاقیت را در زمینه های کاری خود در اختیار سازمان قرار دهند. این کار به پیشرفت و رشد سازمان ها کمک می کند و باعث خوشحالی مدیران می شود.
معایب فناوری اطلاعات در سایه
انجام اقدامات مخرب علیه منافع سازمان یکی از معایب اصلی سایه فناوری اطلاعات است.
نداشتن قابلیت دید و کنترل، بی توجهی به اصول قانونی، نشت اطلاعات و … از دیگر معایب استفاده از سایه فناوری اطلاعات است.
چالش‌ها و مشکلات امنیتی
یکی از بزرگترین چالش‌هایی که فناوری سایه به همراه دارد، تهدیدات امنیتی است. زمانی که کاربران بدون هماهنگی با بخش فناوری اطلاعات از سرویس‌های ابری یا نرم‌افزارهای غیرمجاز استفاده می‌کنند، احتمال بروز نقض‌های امنیتی افزایش می‌یابد. این نرم‌افزارها یا سرویس‌ها ممکن است فاقد پروتکل‌های امنیتی مناسب باشند و به راحتی امکان دسترسی غیرمجاز به داده‌های حساس سازمان را فراهم کنند. همچنین، در صورتی که کاربران از سرویس‌های ابری استفاده کنند که مورد تایید شرکت نیست، امکان مواجهه با مشکلاتی مانند فقدان رمزنگاری داده‌ها، حملات سایبری یا مشکلات مرتبط با حفظ حریم خصوصی بیشتر می‌شود.
عدم هم‌راستایی با سیاست‌های داخلی
یکی دیگر از مشکلات رایج فناوری سایه، عدم هم‌راستایی با سیاست‌های داخلی و مقررات قانونی است. بسیاری از سازمان‌ها دارای سیاست‌های دقیقی در زمینه امنیت داده‌ها، حفاظت از اطلاعات و مدیریت دسترسی‌ها هستند. زمانی که افراد یا بخش‌های مختلف از راه‌حل‌های غیرمجاز استفاده می‌کنند، ممکن است این سیاست‌ها نقض شده و اطلاعات حیاتی سازمان به خطر بیافتد. این امر می‌تواند منجر به مجازات‌های قانونی، مشکلات حقوقی و آسیب به شهرت شرکت شود.
چرا کنترل فناوری سایه ضروری است؟
با توجه به رشد روزافزون خدمات مبتنی بر ابری و سهولت استفاده از آنها، نیاز به کنترل و نظارت بر فناوری سایه از هر زمان دیگری بیشتر است. سازمان‌ها باید یک استراتژی منسجم برای مدیریت این نوع فناوری‌ها داشته باشند تا اطمینان حاصل کنند که از این فناوری‌ها به‌درستی و به‌طور ایمن استفاده می‌شود. در غیر این صورت، مدیریت امنیت اطلاعات و اعتبار سازمان به مخاطره خواهد افتاد.
یکی از راه‌های مقابله با این مشکل، معرفی یک سیاست “BYOD” (Bring Your Own Device) به‌طور رسمی است، به این معنا که سازمان به کارمندان اجازه می‌دهد تا دستگاه‌های شخصی خود را برای انجام کارهای مرتبط با سازمان استفاده کنند، اما در عین حال، بخش فناوری اطلاعات باید نظارت دقیق بر دسترسی‌ها، برنامه‌ها و سرویس‌های استفاده‌شده داشته باشد تا اطمینان حاصل شود که هیچ تهدید امنیتی به سازمان وارد نمی‌شود.
راهکارهایی برای مقابله با چالش‌های فناوری سایه
برای کاهش خطرات ناشی از فناوری سایه، سازمان‌ها می‌توانند راهکارهایی مانند موارد زیر را پیاده‌سازی کنند:
- ایجاد آگاهی و آموزش برای کاربران: آگاهی دادن به کارکنان درباره خطرات امنیتی و تهدیداتی که ممکن است از فناوری سایه ناشی شود، اولین گام در جلوگیری از این معضل است. آموزش کارکنان در زمینه نحوه استفاده صحیح از خدمات ابری و نرم‌افزارهای تاییدشده می‌تواند از نقض‌های امنیتی جلوگیری کند.
- استفاده از ابزارهای نظارتی و امنیتی: استفاده از نرم‌افزارهای نظارتی و ابزارهای امنیتی برای پیگیری فعالیت‌های آنلاین کاربران می‌تواند به شناسایی و مدیریت استفاده از فناوری سایه کمک کند. این ابزارها می‌توانند به طور خودکار تشخیص دهند که کدام نرم‌افزارها یا سرویس‌ها بدون تایید بخش فناوری اطلاعات استفاده می‌شوند و برای جلوگیری از استفاده غیرمجاز اقدامات لازم را انجام دهند.
- مشتری‌سازی و مدیریت سرویس‌های ابری: سازمان‌ها باید یک چارچوب مدیریت خدمات ابری (Cloud Service Management) مشخص ایجاد کنند که تمام سرویس‌ها و برنامه‌های ابری که توسط کاربران استفاده می‌شوند، مورد تایید بخش فناوری اطلاعات قرار بگیرند. این روند می‌تواند به شفافیت و کنترل بیشتر بر روی فناوری‌های مورد استفاده کمک کند.
- توسعه فرهنگ همکاری بین بخش‌ها: ایجاد یک فضای باز برای تعامل بین بخش فناوری اطلاعات و دیگر واحدها می‌تواند باعث شود که کارکنان احساس راحتی بیشتری برای درخواست نرم‌افزارها و سرویس‌های جدید داشته باشند. این همکاری می‌تواند منجر به تصمیمات هوشمندانه‌تری در زمینه انتخاب و استفاده از فناوری‌ها شود.
نتیجه گیری
فناوری سایه به رغم مزایای خود، می‌تواند تهدیدات و مشکلات قابل توجهی برای امنیت سازمان‌ها ایجاد کند. از آنجا که این فناوری به‌طور عمده خارج از کنترل و نظارت رسمی بخش فناوری اطلاعات انجام می‌شود، مدیریت و کنترل آن یک چالش بزرگ برای بسیاری از سازمان‌ها است. با این حال، سازمان‌ها می‌توانند از طریق آگاهی‌رسانی به کارکنان، استفاده از ابزارهای نظارتی، و پیاده‌سازی استراتژی‌های مدیریتی مناسب، خطرات ناشی از فناوری سایه را کاهش داده و اطمینان حاصل کنند که از این فناوری به‌طور ایمن و سازگار استفاده می‌شود.
به طور کلی، کنترل و نظارت بر فناوری سایه نه تنها به حفاظت از داده‌ها و اطلاعات حساس کمک می‌کند، بلکه به سازمان‌ها امکان می‌دهد تا به‌طور مؤثر از مزایای نوآوری و کارایی این فناوری‌ها بهره‌برداری کنند.
